Den 23. januar 2024 har Folketinget vedtaget lovforslag nr. 68. om ændring af lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet og lov om Arbejdsretten og faglige voldgiftsretter, som træder i kraft den 1. juli 2024. Lovforslaget er en konsekvens af den såkaldte Deutsche Bank sag fra EU-domstolen fra 2019 og kommer til at indføre en pligt til for alle arbejdsgivere at registrere medarbejderes daglige arbejdstid.
Registrering af medarbejdernes arbejdstid
En af de centrale hovedelementer i ændringsloven omhandler dét, at arbejdsgivere som udgangspunkt vil blive pålagt en pligt til at registrere den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder i ”et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem”. Registreringen skal ske med henblik på, at arbejdsgiveren på denne måde kan sikre overholdelse af gældende regler om hviletid, maksimal ugentlig arbejdstid, 48 timers reglen mv.
Præcis hvordan der skal tidsregistreres, tager de nye regler ikke stilling til. Der er ifølge bemærkningerne til lovforslaget metodefrihed for arbejdsgiverne med henblik på opfyldelse af registreringskravet. Det er dog skriftligt bekræftet af beskæftigelsesministeren, at medarbejderne kan nøjes med at registrere afvigelser fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid, og at lovforslaget kun kræver registrering af medarbejdernes samlede daglige arbejdstid, uden at det skal specificeres, i hvilket tidsrum arbejdet er udført. Beskæftigelsesministeriet har ligeledes oplyst, at der ikke stilles krav om registrering af start/slut tidspunkt for arbejdstiden, men at det er tilstrækkeligt, at det fremgår, at der f.eks. er arbejdet i alt 8 timer den pågældende dag. Disse lempelser vil således gøre det muligt for arbejdsgiver at udfylde medarbejderes arbejdstid på forhånd, hvorefter medarbejderen blot skal udfylde afvigelser og godkende disse.
"Du bør som arbejdsgiver allerede nu igangsætte implementeringen af de nye krav til tidsregistrering af medarbejdernes arbejdstid."
Systemet skal dog leve op til kravene om at være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”. Kravet om et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem” indebærer, at du som arbejdsgiver b.la skal udarbejde en udførlig politik om arbejdstidsregistrering, der klart og tydeligt informerer dine medarbejdere om, hvad der er, og hvad der ikke er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Det skal ligeledes fremgå af din politik, at du som arbejdsgiver overvåger og kontrollerer de registrerede data for at dokumentere, at reglerne overholdes.
Herudover fremgår det af lovforslaget, at medarbejderen under hele ansættelsesforholdet skal have adgang til egne oplysninger i tidsregistreringssystemet, ligesom arbejdsgiveren skal sørge for at opbevare de registrerede oplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
Ifølge lovforslagets bemærkninger vil overtrædelse af registreringspligten ikke direkte medføre erstatning. Men hvis en ansat føler, at deres rettigheder er krænket på grund af manglende overholdelse, kan det stadig resultere i erstatning, bøder eller påbud for arbejdsgiveren.
Undtagelse for ”selvtilrettelæggere”
De nye regler indeholder en fravigelsesmulighed fra kravet om registrering af arbejdstid i forhold til de såkaldte ”selvtilrettelæggere”. Undtagelsen skal forstås snævert, og må ifølge lovforslaget forstås som medarbejdere, hvor tilrettelæggelsen af arbejdstiden i sin helhed skal være fuldt ud overladt til medarbejderen eller slet ikke kan ske på forhånd. Undtagelsen vil således kunne finde anvendelse på visse højtstående ledere, som selvstændigt tilrettelægger deres arbejdstid. Den vil ligeledes finde anvendelse på visse eksperter, erfarne advokater i et ansættelsesforhold eller akademikere, der har betydelig frihed til at bestemme deres arbejdstid.
Den ovenfor nævnte fravigelsesmulighed er betinget af, at det udtrykkeligt skal fremgå af de pågældende medarbejderes ansættelsesbevis, at de ikke er omfattet af arbejdstidslovens regler om daglig hviletid, ugentlig hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid. Ligeledes skal der ved ”selvtilrettelæggere” foretages en konkret vurdering af hver enkelt medarbejder, inden man anvender undtagelsen. Det vil således ikke være tilstrækkeligt, at arbejdsgiver inddeler medarbejderne i grupper, og ud fra dette bestemmer at hele grupper/kategorier er selvtilrettelæggere.
Mulighed for at fravige 48-timers reglen
Lovforslaget, indeholder i øvrigt en snæver mulighed for, at der kan aftales fravigelser fra 48-timers reglen for medarbejdere, som er omfattet af rådighedsvagter, og som udfører samfundskritiske funktioner. Dette gælder dog kun på den overenskomstdækkede del af arbejdsmarkedet.
48-timers reglen, som fremgår af EU’s arbejdstidsdirektiv, indebærer, at en medarbejders ugentlige arbejdstid ikke må overstige 48 timer i gennemsnit over 4 måneder.
Konklusion – Hvad bør du som arbejdsgiver være opmærksom på?
Loven træder i kraft den 1. juli 2024, og der vil fra dette tidspunkt være krav om, at du som arbejdsgiver har indført ”et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem”, der dokumenterer den enkelte medarbejders daglige arbejdstid, med henblik på at overholde reglerne for hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid mv. Dette krav indebærer ligeledes, at du som arbejdsgiver bl.a skal udarbejde en udførlig politik om arbejdstidsregistrering.
Derudover er det helt afgørende, at arbejdsgiver sørger for at implementere de nye regler i virksomhedens GDPR-processer. Dette kan for eksempel indebære, at medarbejderne skal informeres om arbejdsgiverens registrering af arbejdstiden, at der skal udstedes nye privatlivsmeddelelser til medarbejderne, og i mange tilfælde vil GDPR-fortegnelsen også skulle opdateres.
Tre gode råd til virksomhedsledere i lyset af ændringer i arbejdstidsloven:
1. Implementér et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem: Indfør et system, der dokumenterer den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder, så I kan sikre overholdelse af reglerne om hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid. Vær sikker på, at systemet er opbygget i henhold til de nye krav.
2. Udform en klar og tydelig politik om arbejdstidsregistrering: Informér medarbejderne om, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Inkludér procedurer for godkendelse af tidsregistrering og overvågning af de registrerede data for at sikre overensstemmelse med loven.
3. Implementér de nye regler i virksomhedens GDPR-processer: Sørg for at inkludere registrering af arbejdstid i virksomhedens GDPR-processer. Informér medarbejderne om registrering af arbejdstid, udsted nye privatlivsmeddelelser og opdater GDPR-fortegnelsen.
Kielberg Advokater A/S anbefaler
Du bør som arbejdsgiver allerede nu igangsætte implementeringen af de nye krav til tidsregistrering af medarbejdernes arbejdstid, da dette for mange vil indebære en tung administrativ byrde. Det vil i forbindelse med implementeringen være relevant at tage stilling til forhold som hyppighed af registrering, medarbejderens egen registrering, procedure for godkendelse af tidsregistrering, registrering af pauser mm.
Kielberg Advokater står klar til at hjælpe jer med henblik på at sikre, at jeres arbejdstidsregistreringssystem lever op til kravene i de nye regler, samt bistå med en juridisk udarbejdelse af de nødvendige arbejdstidspolitikker og ansættelsesbeviser mm.
