Har du styr på kravene til dig og din administration ved udlejning af ejendomme?

27/09/2022 Af

ESG, AML, GDPR – ja forkortelser er der nok af og i stadigt stigende omfang er der øgede krav til efterlevelse af de regelsæt som forkortelserne dækker over eller det man med et flot ord kalder compliance.

De stadigt flere og hyppigt ændrede krav til compliance gælder også for ejere af ejendomme i forbindelse med udlejning, både til erhverv og privat. Kravene til efterlevelse gør det stadigt sværere at forestå ejendomsadministration – hos Kielberg Ejendomsadministration står vi klar til at hjælpe med at udføre ejendomsadministration der efterlever disse regler.  

Det har (næsten) altid været en god forretning at opkøbe ejendomme med henblik på udlejning og investering. Særligt de faldende renter for både ind- og udlån har de seneste år gjort det særlig attraktivt. Ejendomsporteføljerne er som naturlig konsekvens heraf blevet større og det samme er arbejdet med administrationen heraf.

Mange ejere har tidligere selv foretaget eller haft et begrænset antal ansatte til at assistere med administrationen af deres ejendomme, og den nødvendige eksterne assistance har været begrænset. Nu er nødvendigheden af ekstern hjælp kun blevet større i takt med en stigning i ejendomsporteføljerne og konstant udvidelse af regelgrundlag og krav til dokumentation.

Seneste skud på ”compliancestammen” i kilden til grå hår som ejendomsejer, er den nye bogføringslov, der delvist trådte i kraft allerede 1. juli 2022. Det nye store krav om digital bogføring træder dog først i kraft fra 2023 og gennemføres over en flerårig periode.

Kravet om digital bogføring gennem et digitalt bogføringssystem skal sikre at langt de fleste virksomheder, herunder udlejningsvirksomheder garanterer korrekt og nøjagtig bogføring hurtigst muligt samt øget IT-sikkerhed og automatisering ved bogføring. Hvornår kravet om digital bogføring træder i kraft, afhænger af virksomhedsform og omsætning.

Behandling af personoplysninger

Når man udlejer ejendomme, behandler man samtidigt en række personoplysninger om lejere såvel som eventuelt ansatte og samarbejdspartnere. I 2018 trådte de nye databeskyttelsesregler (GDPR) i kraft og sikrede et fornyet fokus på en sikker og mere struktureret behandling af personoplysninger. Det nye fokus og øgede krav til efterlevelse af reglerne, har også givet anledning til mere arbejde i administrationen af udlejningsejendomme. Reglerne er relevante så snart du indhenter og behandler alle former for oplysninger (almindelige og følsomme), der relaterer sig til fysiske personer og helt eller delvist behandler oplysninger om dem.

Det er svært at stå for udlejning af ejendomme uden at ovenstående bliver relevant. Har du derfor styr på:

  • Hvornår du indhenter og behandler almindelige og følsomme personoplysninger om dine lejere?
  • Din oplysningspligt overfor lejer og øvrige relevante personer?
  • Lejers indsigtsret i din behandling af personoplysninger?
  • Lejers ret til berigtigelse og sletning af personoplysninger?
  • Fornødne sikkerhedsforanstaltninger ved behandling og opbevaring?
  • Kravene til dig eller din administrator som dataansvarlig?
  • Kravene til dig, når du anvender databehandler?

Udover ovenstående problemstillinger og compliance omkring din administration er det værd at overveje om du/I har styr på følgende andre overvejelser omkring jeres udlejningsejendomme og virksomhed:

  • Lagerbeskatning af investeringsejendomme
  • Forestående generationsskifte
  • Håndtering af lejere

Har du brug for hjælp til ovenstående står vi klar og med mulighed for fuld juridisk, økonomisk og administrativ rådgivning. I tæt samarbejde mellem Kielberg Advokater og Kielberg Ejendomsadministration hjælper vi også gerne, hvis du står overfor tilgang/frasalg i din portefølje eller hvis du på anden måde ønsker sparring eller rådgivning omkring din forretning og organisering heraf.

Har du spørgsmål til eller vil du have en uforpligtende samtale om ovenstående og om hvordan vi kan hjælpe dig, er du velkommen til at kontakte Jess Aagaard på 63 13 44 77 eller JA@kielberg.com.

Jess Aagaard