Nye krav til opbevaring af selskabsdokumenter

Har I styr på jeres dokumenter?

 

Den nye kontrolpakke og kravet om opbevaring af selskabsdokumenter

Den 1. januar 2021 træder den nye kontrolpakke i kraft.

Kontrolpakken indeholder en række ændringer til årsregnskabsloven, selskabsloven, revisorloven samt lov om visse erhvervsdrivende virksomheder.

Lovforslaget som vedtaget kan findes her

En væsentlig bestanddel af kontrolpakken er kravet om opbevaring af selskabsdokumenter.

Efter indholdet af kontrolpakken skal selskabets direktion opbevare selskabsdokumenter på ”betryggende vis” i mindst fem år fra udgangen af det regnskabsår, dokumenterne vedrører. Forpligtelsen begynder for selskabsdokumenter, der udarbejdes den 1. januar 2021 eller senere.

Hvilke dokumenter er omfattet

Ved ”selskabsdokumenter” forstås alle dokumenter og/eller bilag, som selskabet er forpligtet til at udarbejde efter selskabsloven eller regulering i medfør af selskabsloven, hvilket i henhold til forarbejderne til loven blandt andet kan være:

  • Stiftelsesdokument
  • Vedtægter
  • Dokumentation for indbetaling af selskabskapital
  • Ejerbog
  • Forretningsordner
  • Generalforsamlings- og bestyrelsesprotokollater
  • Vurderingsberetninger og/eller erklæringer
  • Mellembalancer
  • Fusions- og spaltningsplaner

Det er ikke alene dokumenter og bilag, som selskabet er forpligtet til at udfærdige i henhold til selskabsloven eller lovgivning i medfør heraf. Selskabsdokumenter, der udfærdiges frivilligt, kan således også være omfattet af opbevaringspligten, hvis dokumenterne indgår som bilag til en selskabsretlig beslutning.

De konkrete krav til opbevaring

Efter ordlyden af det vedtagne lovforslag står det angivet, at opbevaring skal ske ”på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, dokumenterne vedrører”, hvor ”opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af de pågældende selskabsdokumenter”.

Direktionen i selskabet skal derfor løbende sikre, at dokumenterne er beskyttet mod tyveri, brand og anden tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse eller bortskaffelse som nævnt i lovens forarbejder.

Der er i loven intet til hinder for, at direktionen kan opbevare selskabsdokumenterne elektronisk, herunder ved brug af Cloud-løsninger, ligesom opbevaringsopgaven kan outsources til tredjemand. Direktionen skal imidlertid sikre, at dokumenterne uden besvær kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i dokumenterne. Det betyder konkret, at der skal være givet online-adgang til de elektroniske dokumenter, således de kan gøres tilgængelige for den aktuelle myndighed. Samtidig skal direktionen sikre, at der løbende tages backup af selskabsdokumenterne, der er omfattet af opbevaringspligten. I tilfælde af at direktionen opbevarer selskabsdokumenterne i papirform, skal disse opbevares her i Danmark.

Sanktioner ved manglende iagttagelse

I tilfælde af at direktionen forsømmer iagttagelsen af opbevaringspligten, vil dette kunne straffes med bøde og i yderste konsekvens kan selskabet tvangsopløses.

Sanktionerne kan være relevante ved både manglende samt mangelfuld opbevaring.

Bøde kan være aktuel for både selskabet og dets direktion. For at en bøde kan komme på tale, vil det kræve, at der er handlet forsætligt eller groft uagtsomt, og at overtrædelsen ikke er af en underordnet karakter.

Tvangsopløsning kan være relevant i tilfældet af, at selskabet ikke har opbevaret selskabsdokumenterne, at opbevaringen er mangelfuld eller selve de dokumenter, der opbevares, er mangelfulde.

Anmodning om tvangsopløsning vil ske til skifteretten, hvor beslutningen om tvangsopløsning er undergivet et almindeligt proportionalitetsprincip. Der er ikke fortilfælde, der er sigende for, hvor meget der konkret skal til, for at tvangsopløsning kan være relevant, men enkeltstående forglemmelser vil efter vores opfattelse næppe føre til opløsning.

Med de nye skærpede krav til opbevaring af selskabsdokumenter, må det anbefales, at der nøje holdes styr på de dokumenter, der er i virksomheden, og hvorledes de opbevares. Hos Kielberg Advokater A/S står vi altid til rådighed for specialiseret rådgivning vedrørende oprettelse, ajourføring og opbevaring af selskabsdokumenter.

Eventuelle spørgsmål kan rettes til:

JESS AAGAARD
Direkte: +45 63 13 44 77
Mail:       ja@kielberg.com

Rasmus Frohmé Schultz
Direkte: +45 63 13 44 11
Mail:       rfs@kielberg.com

Jess Aagaard
Dir. tlf.: 63134477
Mail: ja@kielberg.com

Rasmus Frohmé Schultz
Dir. tlf.: 63134411
Mail: rfs@kielberg.com